Conoscere l’office management e vivere felici

Oggi voglio parlarvi della figura dell’office manager, e del ruolo ruolo chiave dell’organizzazione come strumento che aumenta produttività e felicità dei dipendenti.

L’office manager è una figura decisamente variegata, che deve essere pronta a svolgere diverse funzioni e a passare facilmente da un’area di lavoro all’altra.
E’ responsabile della gestione dell’ufficio, incluso la gestione delle informazioni in sicurezza, l’organizzazione di spostamenti e l’approvigionamento.
E’ anche responsabile per l’operato degli impiegati e della gestione dei rapporti con i clienti. Puo’ partecipare nella selezione dei clienti e fornitori e gestisce giorno per giorno le relazioni.
Deve quindi avere buone capacità relazionali e comunicative. Nello specifico le aree di competenza sono:

1. La gestione delle risorse umane. La prima cosa di cui deve occuparsi è la corretta gestione delle risorse e l’armonizzazione tra le diverse figure e personalità. Sarà necessario definire una policy e regole chiare per prevenire l’insorgere di problemi, oltre ad un programma di sviluppo per le risorse umane. Impiegati ben formati sono la chiave del successo. E’ fondamentale allora focalizzarsi sui singoli, mettere a fuoco punti di forza e di debolezza, chiedere loro di evidenziare cosa vorrebbero fare e cosa si sentono portati a fare. E’ importante conoscere a fondo i dipendenti ed evidenziare eventuali potenzialità non emerse, per mantenerli motivati e coinvolti ed essere certi di avere la persona giusta nel ruolo giusto.

2 . La definizione dei bisogni. E’ importante determinare quali caratteristiche personali sono più utili per indirizzare il futuro della compagnia in modo da investire su una crescita dell’azienda a partire da una crescita dei dipendenti. Una volta evidenziati i bisogni chiave dell’azienda, è importante promuovere la cultura dell’apprendimento. Comunicare le proprie aspettative in modo che tutti gli impiegati sappiano in quale direzione lavorare per migliorare il proprio profilo professionale. Sarà compito dell’office manager assicurarsi di supportare questi sforzi in modo da fornire le risorse necessarie per realizzare gli obiettivi. Contemporaneamente dovrà convincere la  direzione a seguirne l’iniziativa.

3. Procedere a piccoli passi. Prima di applicare il piano su larga scala è molto utile discuterne con piccoli gruppi e raccoglierne i feedback. Questa primo riferimento evidenzia le debolezze del programma e aiuta a mettere a punto il processo arricchendolo di aspetti non emersi in precedenza.

4. Rendere evidenti i vantaggi. Probabilmente molti penseranno a questo programma come a qualcosa di non collegato al lavoro. E’ importante invece che ne capiscano rapidamente l’utilità e ne vedano l’importanza dal punto di vista del proprio portfolio, in modo da partecipare attivamente al cambiamento.

5. Misurare i risultati. E’ importante focalizzarsi sul tipo di crescita desiderata e misurarla costantemente in termini di produttività, per permettere a tutti di conoscerne i risultati ed aumentare la motivazione.

6. Il project management. Tenere traccia dei progetti e produrre una documentazione adeguata è fondamentale per il corretto svolgimento dei compiti. E’ fondamentale conoscere le scadenze e a chi sono assegnate, in modo da essere sempre focalizzati sulle priorità. Cosi le scadenze saranno rispettate e le persone conosceranno il proprio ruolo. Inoltre, ogni progetto, accompagnato da una documentazione dettagliata, puo’ diventare un case study.

7. L’office equipment. Non è necessario avere a disposizione ogni elemento dell’ufficio in ogni momento. E’ quindi importante individuare quali elementi che possono migliorare le performance delle persone e posizionarli di conseguenza.

8. Inter- e intra-office communications. Per molte piccole aziende la responsabilità della comunicazione ricade sull’office manager. Sapere come e quando comunicare informazioni chiave è fondamentale. E’ necessario comunicare prevalentemente via e-mail, gestire correttamente i calendari, monitorare l’avanzare del lavoro e il rispetto delle scadenze e organizzare riunioni settimanali.
Avere un piano di comunicazione condiviso aumenterà la produttività dell’ufficio e assicurerà che l’informazione è stata data in modo chiaro ed efficace.

9. La risoluzione di conflitti. I conflitti sono inevitabili. Sapere come gestirli renderà la vita piu semplice. Bisogna comunque essere prepararti a gestire una serie di disaccordi. E’ importante una equa distribuzione del lavoro e una descrizione dettagliata dello stesso per evitare conflitti. Quando si presenta, ricordatevi che ignorare un conflitto o aspettare che si risolva da solo non è mai la soluzione.

10. Conoscere la mission. Conoscere le linee di prodotto e come rispondere alle necessità è importante quanto ordinare il toner della stampante. Se non si conosce la mission della propria azienda non si potrà sapere come supportarne le diverse funzioni. Piu conoscenza si avrà della compagnia e di cosa fanno le persone, di come adempiere le aspettative del cliente e di come far rispettare a ognuno i propri doveri, più successo si avrà nel creare e sostenere un ambiente che favorisce il successo.

© Copyright 2013 Sketchin Sagl

Fatto in Switzerland con ♥