Facciamo l’inventario con il content invetory
L’attività di content inventory, o inventario dei contenuti, è un’attività fondamentale che si posiziona nelle primissime fasi della progettazione.
Ci si ritrova a doverla usare quando il progetto in questione riguarda la ristrutturazione o la riprogettazione di un sito esistente.
E questo capita spesso quando ci si occupa di architettura dell’informazione in un’azienda che offre usabilità ed esperienza utente ai propri clienti.
Capita sempre più spesso perchè pian piano le grandi aziende si stanno accorgendo che un sito/portale/servizio online non è fatto solo da “grafica” ma anche, e soprattutto, di informazioni e di struttura di tali informazioni, di flussi interattivi, di visual design con significati semiotici e di strategie di presentazione studiate per catturare l’attenzione e guidare la fruizione.
I clienti sono sempre più sensibili a questi problemi e quindi un’azienda come Sketchin ha senso di esistere 
Ma questo cosa comporta?
Comporta che le occasioni di “ristrutturazione” o rimodellazione di un sito esistente sono frequenti (al contrario di un servizio progettato da zero per esempio come Dixero) e l’attività di content inventory è una buona (anzi, indispensabile) base da cui partire con il lavoro.
Di cosa si tratta:
Si prende in mano il sito in oggetto e lo si rovescia come un calzino prendendosi nota di ogni singolo contenuto, link, pagina e sottopagina presente.
I campi da tracciare in un comodo foglio excel possono essere (a seconda del progetto possono variare):
* ID: per condurre l’inventario è necessario assegnare un “ID”, ovvero un codice univoco ad ogni singolo contenuto in modo che nelle fasi successive ci si possa rifare a questa codificazione per citare ogni elemento, pagina o sezione senza possibilità di errore. Tale classficazione sarà molto utile nella fase di scrittra delle specifiche.
* Nome: Etichetta con la quale chiamare il contenuto. Generalmente può essere il titolo della pagina. Deve essere univoco e descrittivo.
* Link: Tenere traccia del link (l’URL) di ogni contenuto diventa molto utile nel momento in cui si deve recuperare il contenuto.
* Tipologia di documento: Si riferisce al “template” che racchiude il contenuto. Può essere ad esempio una lettera legale, un comunicato stampa, una scheda prodotto.
* Keyword: Sono le parole chiave descrittive del contenuto. Eventualmente è possibile recuperare i “meta tag” direttamente nella source della pagina che di solito sono descrittivi del suo contenuto. Lo scopo è cominciare a costruire un vocabolario controllato e una tassonomia del sito.
* Proprietario o responsabile del contenuto: Chi ha scritto il contenuto e chi lo mantiente aggiornato. Questo campo diventa utile per siti di una certa complessità in cui è fondamentale avere sotto controllo tutti gli agenti che ruotano loro attorno.
* ROT: Acronimo che sta per Redundant, Outdated, o Trivial. Questo campo serve per individuare i pezzi di contenuto non aggiornati, ridondanti, fuori luogo, e che quindi possono essere rimossi dal sito.
* Note: Spazio utile per qualsiasi tipo di informazione rilevante e di cui tenere traccia, come ad esempio problemi tecnici, “link rotti”, immagini mancanti o qualsiasi cosa degna di attenzione.
Buon inventario a tutti!
Devo ammettere che queste note sono molto utili. In effetti, sempre più spesso, si tende a “non creare organizzazione” all’interno delle strutture e questo si riflette sui progetti (anche web) delle stesse.
L’attività di content inventory che descrivi, oltre che utile è necessaria e non andrebbe fatta o manutenuta solo nel caso di ristrutturazione o nuovo rilascio, ma dovrebbe essere uno dei pilastri della vita aziendale.
Quanto poco, ad esempio, sentiamo parlare di “gestione documentale” ? E con tale termine cito solo uno dei processi che dovrebbero esser parte integrante di un modus operandi aziendale per permettere un buon flusso delle informazioni e, perché no, facilitare anche il content inventory.
Grazie Gioacchino per il commento!
L’attività di content inventory in sè è appropriata quando si deve cominciare a spulciare in un sito che già esiste e in effetti poter mettere le mani sul software di gestione documentale dell’azienda (se ce l’ha… e questa è un’altra storia..) non sarebbe per niente male per capire come l’azienda si approccia alle informazioni, “vede” i suoi stessi contenuti e come ha già tentato di categorizzarli.
Quando invece devo progettare un sito da zero di solito comincio con un’attività di raccolta di contenuti e funzionalità più generica sui siti realmente concorrenti o percepiti come concorrenti dall’azienda.
L’output finale andrà a formare l’insieme dei requisiti e delle features.
La modalità è più o meno come quella del content inventory ma meno dettagliata perchè se i siti cominciano a superare la decina sarebbe un suicidio
Prego,
in effetti questa attività va ad inventariare dei contenuti che già ci sono, ma non penso sarebbe male iniziare a fare una sorta di raccolta preventiva. Faciliterebbe di molto le cose.